• Chứng từ khai báo hải quan nói chung là: hóa đơn thương mại, Danh sách đóng gói, giấy chứng nhận kiểm tra hàng hóa, tờ khai hàng hóa xuất khẩu, và một số mặt hàng yêu cầu giấy chứng nhận kiểm dịch động thực vật hoặc giấy chứng nhận xuất xứ, xuất các mẫu xác minh ngoại hối, hợp đồng xuất khẩu, Vân vân.
• Sau khi hải quan nghiệm thu hàng hóa và đóng dấu nghiệm thu vào tờ khai hải quan, vận đơn hàng không sẽ được chuẩn bị.
• Đặt hàng các chứng từ kèm theo hàng hóa do người nhận hàng cung cấp ở mặt sau của vận đơn; nếu nó là một lô hàng tập trung, lập danh sách ký gửi tập trung, và đặt danh sách, tất cả vận đơn nội bộ và các tài liệu đi kèm vào một túi thư, và đặt nó ở mặt sau của vận đơn.
• Dán nhãn vận đơn đã lập trên từng kiện hàng. Nếu hàng hóa được ký gửi chung, cũng phải có nhãn vận đơn nội bộ.
• Giữ vận đơn hàng không đã điền đầy đủ cho hải quan để làm thủ tục.
• Vận đơn có đóng dấu thông quan và hàng hóa được giao cho hãng hàng không. Hãng hàng không sẽ kiểm tra xem hàng có đúng không và ký nhận.